3 Vorteile eines Redaktionsplans + so erstelle ich ihn in Notion

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Redaktionsplan erstellen. Das klingt starr und unkreativ. Aber: Er ist wie eine Sprinkleranlage bei einem Feuer. Ohne sie rennst du hektisch mit einem Eimer Wasser hin und her. Kriegst das Feuer nicht gelöscht und kommst nicht voran. Eine Sprinkleranlage verteilt gleichmäßig überall Wasser. Das Feuer ist schneller gelöscht, du kommst sicherer an dein Ziel.

In meinen 1:1-Schreibworkshops setze ich meistens Trello oder Google Sheets ein. Vor ein paar Wochen hab ich Notion entdeckt und ich muss sagen: Es ist Liebe! Das Tool strukturiert all meine Contentideen und kommt mit spontanen Einfällen klar. Endlich keine verschobenen Tabellen mehr!

Es folgen: drei Vorteile der Redaktionsplanung und wie Du sie mit Notion umsetzen kannst.

3 Vorteile eines Redaktionsplans

1. Sichtbarkeit braucht Struktur

Wenn dein Blog kein Hobby ist, sondern Teil einer Contentstrategie, mit der du deine Sichtbarkeit steigern willst, ist Struktur das Wichtigste. Damit eine Leserschaft zu einer Kundschaft heranwächst, braucht es – neben informativen, aktuellen Inhalten – vor allem Vertrauen. Zwischen deinen Leserinnen und dir. Das entsteht, wenn du konsistent Inhalte veröffentlichst. Leser stehen auf Erwartbarkeit: Zu welchen Themen finden sie bei dir Infos? Wann veröffentlichst du neuen Texte? Der Redaktionsplan beantwortet diese Fragen für dich und (!) deine Leserinnen. Mit mehr Struktur gehst du weniger in der Contentflut unter. Ein Beispiel: Steht dein Newsletter im Redaktionsplan, schaffst du es eher, ihn jeden Montagmorgen loszuschicken. Und deine Leserinnen spüren jede Woche wieder Vorfreude, weil sie wissen: Um 8 Uhr kommt die Mail.

2. Planung reduziert Stress

So viele Ideen, so wenig Zeit? Mit einem Contentplan weißt du immer, wann welcher Inhalt wo veröffentlicht wird. Denke hier wie ein Verleger, nicht wie ein Hobby-Blogger: Wenn Du ihn monats- oder quartalsweise ausfüllst, sparst du dir das ständige Grübeln, worüber du schreiben könntest und kannst direkt mit der Contenterstellung starten. Wenn du deinen Plan inklusive Veröffentlichungsdatum vor dir siehst, diszipliniert dich das, die Sachen auch wirklich umzusetzen.

Du kannst den Stress noch weiter reduzieren, indem du überlegst, wie lange du für den Text brauchst und auch das notierst. Ich kenne das von mir selbst: Für eigene Blogartikel, die ich spontan schreibe, brauche ich oft drei Mal so lang wie für Kundentexte mit Abgabetermin. Je mehr Zeit man für eine Aufgabe hat, desto mehr dehnt sie sich plötzlich aus.

3. Bewusste Contenterstellung ist effektiver

Wenn du strategisch vorgehst, herausfindest, welche Themen zu dir und deiner Zielgruppe passen, sparst du dir viel rumstochern. Wer schreibt schon gerne Blogartikel, die niemand liest? Der Redaktionsplan hilft dir, bewusst Content zu erstellen: Halte die passenden Themenbereiche im Plan fest (in sogenannten Content Buckets) und sortiere deine Artikelideen darunter ein. Ideen, die in keinen Themenbereich passen, kannst du direkt in den Papierkorb werfen. Das macht dein Contentmarketing effektiver und reduziert die Informationsflut. Du kannst all deine Energie in Themen stecken, die deine Leser interessiert und diese Inhalte richtig gut machen.

Contentplan erstellen mit Notion – so gehts

Das gehört in einen Redaktionsplan

Was? Wann? Wo? Das sind die drei Fragen, die ein Redaktionsplan beantworten sollte. Weitere Informationen können sein:

• Status: To-do? In Arbeit? Erledigt?
• Autor/Autorin
• Fokus-Keyword und/oder Hashtags
• Arbeitstitel
• Kernidee
• Zielgruppe
• Format
• Quellen
• weiterführende Links

Ob du das alles brauchst, hängt ganz von deinen Bedürfnissen ab (z. B. ob du allein oder im Team Content erstellst).

So habe ich meinen Redaktionsplan erstellt

Wenn Du gerade zum ersten Mal von Notion hörst: Jenni zeigt auf ihrem Blog, was man mit dem Tool alles anstellen kann.

Die Basis meines Contentplans ist ziemlich simpel. Es ist eine Tabelle, in die ich zuerst all meine Ideen eingetragen habe. Aus dem alten Planungstool, aus dem Notizbuch, aus dem Kopf … völlig unsortiert. Ein Braindump quasi.

Ideen sortieren

Die Ideenliste nutze ich immer, wenn mir gerade ein Thema eingefallen ist, das ich unbedingt notieren will. Dort ist noch nichts strukturiert und die Ansicht dient einfach als Erinnerungsstütze, in die ich alle Ideen – ganz ohne Wertung – reinwerfe. Einmal im Monat gehe ich sie durch und schaue, welche zu meiner Contentstrategie passen. Dann fange ich an, mit ihnen den Redaktionsplan zu erstellen.

Dafür habe ich weitere Spalten angelegt:

• Veröffentlichungsdatum
• Status
• Content Bucket (etwa: Corporate Blog, kreatives Schreiben)
• Kanal (Bsp.: Instagram, Newsletter, Blog)

Für die letzten beiden nutze ich eine sogenannte Multi-Select Property. Die verschiedenen Optionen haben jeweils eine eigene Farbe, sodass ich schnell beurteilen kann, wie ausgewogen meine Ideen sind: So sehe ich sofort, ob ich die Themen ausgewogen durchmische oder ob ich 12 Büchertipps hintereinander teile. Im Bild kannst du sehen, dass ich mal wieder ein paar Artikelideen im Bereich „Kreatives Schreiben“ sammeln könnte – oh diese Ironie!

Kanban Board anlegen

Im nächsten Schritt nutze ich meine Lieblingsfunktion: Notion kann für einen Datensatz – hier die Ideenliste – verschiedene Ansichten generieren. Ich habe ein Kanban Board angelegt und die Spalten benannt in To-do, in Arbeit, vorgeplant sowie veröffentlicht. In dieser Ansicht bewege ich mich immer dann, wenn ich gerade an den Inhalten arbeite (z. B. die Instagrampostings für den kommenden Monat schreibe).

Kalender erstellen

Zu einem guten Redaktionsplan gehört natürlich auch eine Kalenderansicht. Sobald ich der Idee ein Veröffentlichungsdatum verpasse, taucht sie im Kalender auf.

Noch so eine tolle Sache: Man kann Filter anlegen. Wenn ich zum Beispiel das Kanban Board nutze, weil ich sehen möchte, mit welchen Texten ich schon angefangen habe, kann ich alle Ideen, die noch keinen Status haben, mit einem Filter ausblenden. Das reduziert Ablenkungen und schaltet das Eichhörnchen in meinem Kopf aus, das immer piept: Aaawww! Das Thema wäre jetzt auch spannend! Recherchier dazu doch mal rum! Oder ich kann eine zweite Kalenderansicht nur für Instagram anlegen, in der alle anderen Contentarten rausgefiltert werden.

Tipp: Siehst Du die kleinen Icons im Titel in der Kalenderansicht? Mit diesen markiere ich zusätzlich das Themengebiet. Dann sehe ich auch in der Kalenderansicht, ob ich ausgewogen geplant habe.

Blogartikel schreiben

Wenn der monatliche Contentplan dann erstellt ist, gehts an die Umsetzung. Direkt im Plan selbst: Denn die Idee (= den Datensatz) kann ich als eigene Seite öffnen und dort Notizen, Quellen, Titel-Varianten oder Keywords festhalten. Auch mein To-do-Liste ist dort hinterlegt: Bilder machen, Recherche, Text schreiben, Revision, Text veröffentlichen, Social Media Posts bauen. Weil Notion so clean gestaltet ist, wäre es auch ein guter Ort zum Schreiben des Textes.

Übrigens: Notion ist ein amerikanisches Unternehmen. Dementsprechend ist die Sache mit dem Datenschutz aus europäischer Sicht … schwierig. Ich nutze das Tool hauptsächlich für eigene Projekte und füge keine Kundendaten ein.